Verfall des Urlaubsanspruchs: Anforderungen an die Mitteilung an Arbeitnehmer

Für viel Aufsehen hat eine Entscheidung des BAG vom 19. Februar 2019 (9 AZR 423/16) zum Verfall des Urlaubsanspruchs am Jahresende gesorgt. Nun liegen die Entscheidungsgründe vor. Sie fassen sehr konkret zusammen, was ein Arbeitgeber tun muss, damit Urlaub am Jahresende tatsächlich verfällt:

Danach muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer förmlich dazu auffordern, seinen Urlaub zu nehmen und ihm klar und rechtzeitig mitteilen, dass der Urlaub verfällt, wenn er ihn nicht nimmt. Wie das konkret geschehen muss, sagt das BAG zwar nicht; die Mittel müssen jedoch geeignet sein, den Arbeitnehmer in die Lage zu versetzen, in Kenntnis aller relevanten Umstände frei darüber zu entscheiden, ob er seinen Urlaub in Anspruch nimmt. Zudem darf der Arbeitgeber weder Anreize schaffen noch den Arbeitnehmer dazu anhalten, seinen Urlaub nicht zu nehmen und dadurch faktisch auf ihn zu verzichten. Die Erfüllung dieser Mitwirkungsobliegenheiten hat der Arbeitgeber darzulegen und gegebenenfalls zu beweisen.

Der Arbeitgeber kann seine Mitwirkungsobliegenheiten regelmäßig zum Beispiel dadurch erfüllen, dass er dem Arbeitnehmer zu Beginn des Kalenderjahres in Textform mitteilt, wie viele Arbeitstage Urlaub ihm im Kalenderjahr zustehen. Gleichzeitig fordert er ihn auf, seinen Jahresurlaub so rechtzeitig zu beantragen, dass er innerhalb des laufenden Urlaubsjahres genommen werden kann. Zudem muss er ihn über den Verfall am Jahresende belehren, wenn dieser den Urlaub nicht rechtzeitig beantragt.

Abstrakte Angaben etwa im Arbeitsvertrag, in einem Merkblatt oder in einer Kollektivvereinbarung genügen den Anforderungen einer konkreten und transparenten Unterrichtung hingegen nicht. Andererseits verlangt der Zweck der vom Arbeitgeber zu beachtenden Mitwirkungsobliegenheiten grundsätzlich nicht die ständige Aktualisierung dieser Mitteilungen, etwa anlässlich jeder Änderung des Umfangs des Urlaubsanspruchs.

Hat der Arbeitgeber den Arbeitnehmer nicht aufgefordert, seinen Urlaub zu nehmen, addieren sich Urlaubsansprüche – womöglich auch über mehrere Jahre. Der Arbeitgeber kann dieses uneingeschränkte Kumulieren von Urlaubsansprüchen aus mehreren Jahren nur dadurch vermeiden, dass er seine Mitwirkungsobliegenheiten für den Urlaub aus zurückliegenden Urlaubsjahren im aktuellen Urlaubsjahr nachholt.

HK2-Kommentar zum Verfall des Urlaubsanspruchs

Erfreulich ist, dass es nach der Rechtsprechung genügt, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer zu Beginn eines Kalenderjahres – oder auch noch jetzt für 2019 – in Textform mitteilt, wie viele Arbeitstage Urlaub ihm im Kalenderjahr zustehen, ihn auffordert, seinen Jahresurlaub so rechtzeitig zu beantragen, dass er innerhalb des laufenden Urlaubsjahres genommen werden kann, und ihn über die Konsequenzen (Verfall) belehrt, die eintreten, wenn dieser den Urlaub nicht entsprechend der Aufforderung beantragt. Das sollte relativ leicht umsetzbar sein. Wenn die Erklärung dann in jedem Jahr mit Zugangsnachweis wiederholt wird, kann nicht mehr viel passieren – höchstens, dass der Urlaub dann tatsächlich genommen wird.