4. Juli 2013
Die Reform des Reisekostenrechts
Die Änderungen im Überblick
• Verpflegungsaufwendungen: nur noch zwei Verpflegungspauschalen
Während einer Auswärtstätigkeit steht jedem Arbeitnehmer eine Pauschale für Verpflegungsmehraufwand zu, deren Höhe von der Dauer der Auswärtstätigkeit abhängt. Um die Abrechnung von Verpflegungsmehraufwendungen zu vereinfachen, wird ab 2014 die dreistufige Staffelung der Pauschalbeträge durch eine zweistufige Regelung ersetzt. Konkret gilt dann:
Die erste Stufe greift bei Arbeitnehmern, die berufsbedingt mehr als 8, aber weniger als 24 Stunden auswärts tätig sind. Sie erhalten einen Pauschalbetrag von 12 Euro. Der gleiche Betrag kann zusätzlich bei einer mehrtägigen Tätigkeit pauschal für An- und Abreisetag veranschlagt werden.
Bei einer berufsbedingten Abwesenheit, die 24 Stunden dauert, greift die zweite Pauschale von 24 Euro, mit der jeder ganze Tag der Abwesenheit pauschal abgerechnet werden kann.
Zeitarbeitnehmer profitieren klar von der Änderung. Vor allem können sie durch den Wegfall der niedrigsten Pauschale von 6 Euro künftig auch bei kurzen auswärtigen Einsätzen ab 8 Stunden schon die Pauschale von 12 Euro erhalten.
• Mahlzeiten: Besteuerung entfällt bei Verpflegungspauschale
Mit der Reform ändert sich auch das System der Bewertung von Mahlzeiten.
Unterschieden wird künftig zwischen zwei Fällen:
Kann der Arbeitnehmer keine Verpflegungspauschale geltend machen, etwa weil die Reisedauer unter 8 Stunden liegt, sollen Mahlzeiten im Rahmen von Auswärtstätigkeiten mit den amtlichen Sachbezugswerten als Arbeitslohn angesetzt werden. Aus Vereinfachungsgründen kann der Arbeitgeber die mit dem Sachbezugswert bewerteten Mahlzeiten pauschal mit 25 % versteuern. Steht dem Arbeitnehmer hingegen ein Pauschalbetrag für den Verpflegungsmehraufwand zu, so ist als Wert der Mahlzeit nicht der Sachbezugswert anzusetzen und damit die Mahlzeit nicht zu besteuern. Stattdessen wird der Pauschalbetrag für den Verpflegungsmehraufwand
prozentual gekürzt: für ein Frühstück um 20 % (4,80 Euro) und für ein Mittag- bzw. Abendessen um 40 % (9,60 Euro) des Pauschalbetrags von 24 Euro.
• Fahrtkosten: „erste Tätigkeitsstätte“ statt „regelmäßige Arbeitsstätte“
Viele Abgrenzungsschwierigkeiten im Bereich der Fahrtkosten bereitete der unbestimmte Rechtsbegriff der „regelmäßigen Arbeitsstätte“. Dieser wird ab 2014 durch den gesetzlich definierten Begriff der „ersten Tätigkeitsstätte“ ersetzt. An welchem Ort diese liegt, entscheidet der Arbeitgeber. Für die Festlegung der „ersten Tätigkeitsstätte“ gelten folgende Voraussetzungen:
Erstens kommt als solche nur eine ortsfeste betriebliche Einrichtung in Betracht. Diese kann entweder beim Arbeitgeber, einem verbundenen Unternehmen oder einem vom Arbeitgeber bestimmten Dritten (beispielsweise einem Kundenbetrieb) liegen. Zweitens muss der Arbeitnehmer dieser Einrichtung dauerhaft zugeordnet sein. Diese Anforderung ist laut Gesetz jedenfalls in drei typischen Fällen erfüllt: Entweder der Arbeitnehmer wird unbefristet einer Tätigkeit zugeordnet, die Zuordnung erfolgt für die Dauer des Dienstverhältnisses oder der Arbeitnehmer soll länger als 48 Monate an dieser Einrichtung tätig werden. Speziell für Zeitarbeitnehmer bedeutet das, dass sie im Normalfall ihre erste Tätigkeitsstätte nicht beim Kundenbetrieb haben werden.
Steuerrechtliche Konsequenz: Entfernungspauschale nur für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte
Nur die Fahrten zum „ersten Tätigkeitsort“ unterliegen der Entfernungspauschale, bei der steuerlich lediglich die einfache Fahrt zwischen Wohn- und Tätigkeitsort berücksichtigt wird. Um Abgrenzungsschwierigkeiten zu vermeiden, gilt dies auch für Arbeitnehmer,
die zwar keine erste Tätigkeitsstätte haben, sich aber an einem vom Arbeitgeber dauerhaft festgelegten Ort regelmäßig einfinden. Gleiches gilt für Fahrten innerhalb eines weiträumigen Tätigkeitsgebiets (Bsp. Schornsteinfeger).
Fahrten zu allen anderen Tätigkeitsstätten führen lohnsteuerrechtlich zu Reisekosten. Dies hat den Vorteil, dass die Fahrtkosten in Höhe der tatsächlich entstandenen Aufwendungen entweder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet oder vom Arbeitnehmer als Werbungskosten abgezogen werden können.
Nach der Reform ungünstiger gestellt werden Zeitarbeitnehmer und Außendienstmitarbeiter.Denn nach den noch geltenden Vorschriften haben diese definitionsgemäß keine „regelmäßige Arbeitsstätte“, weshalb sie Fahrtkosten nach Reisekostengrundsätzen abziehen dürfen. Diese Sonderregelung kann ab 2014 entfallen, wenn der Verleiher als
„erste Tätigkeitsstätte“ den eigenen Betrieb festlegt. Dann darf die Fahrt zum Kundenbetrieb, welche der Zeitarbeitnehmer in der Regel häufiger zurücklegt als die zum Verleiher, nur noch mit der Entfernungspauschale abgerechnet werden.
• Übernachtungskosten: die ersten vier Jahre unbeschränkt abziehbar
Bei längerfristigen beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten können Arbeitnehmer in Zukunft die Übernachtungskosten in den ersten vier Jahren (48 Monaten) unbeschränkt als Werbungskosten abziehen bzw. sich vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzen lassen. Anschließend gelten die Grundsätze der doppelten Haushaltsführung. Hier werden im Wesentlichen die bestehenden Regelungen gesetzlich festgeschrieben.
• Doppelte Haushaltsführung: Höchstbetrag für Unterkunftskosten
Wer aus beruflichen Gründen einen zweiten Haushalt am Arbeitsort unterhält, kann die Kosten der Unterkunft (im Inland) künftig nur noch bis maximal 1.000 Euro im Monat geltend machen. Dieser Betrag gilt unabhängig von der Haushaltsgröße und umfasst alle für die Unterkunft entstehenden Aufwendungen. Zudem wird der von der Rechtsprechung bisher uneinheitlich ausgelegte Begriff des eigenen Hausstandes durch die Reform gesetzlich definiert. Dieser liegt nur vor, wenn der Steuerpflichtige eine Wohnung innehat und sich finanziell an den Kosten der Lebensführung
beteiligt. Folglich genügt es nicht, wenn der Arbeitnehmer z. B. im Haushalt seiner Eltern ein Zimmer bewohnt.
Deckelung entlastet Arbeitgeber
Für Arbeitgeber bedeutet die Einführung einer betragsmäßigen Höchstgrenze eine Entlastung: Sie müssen nicht mehr wie bisher die ortsübliche Vergleichsmiete ermitteln. Arbeitnehmer in Ballungsräumen mit hohen Mietpreisen stehen nach der Änderung schlechter da: Sie können künftig Mieten über dem Durchschnittsmietzins, die den Betrag von 1.000 Euro überschreiten, nicht mehr absetzen.
AMETHYST-Fazit:
Vor allem Arbeitgeber profitieren von den nun klaren gesetzlichen Bestimmungen. Mit der Regelung der „ersten Tätigkeitsstätte“ gibt der Gesetzgeber den Arbeitgebern ein flexibles Instrument an die Hand. Die Möglichkeit der Festlegung muss jedoch wahrgenommen werden, damit die alten Abgrenzungsschwierigkeiten nicht wieder auftreten.
