4. Juli 2013

Die Reform des Reisekostenrechts

Seit Jahren fordern Wirtschafts- und Arbeit­ge­berver­bände, dass die Reisekostenabrech­nung ein­fach­er, klar­er und trans­par­enter wer­den muss. Nun endlich hat der Bun­destag reagiert und das „Gesetz zur Vere­in­fachung der Unternehmens­besteuerung und des steuer­lichen Reisekosten­rechts“ beschlossen. Durch dieses Gesetz wird das steuer­liche Reisekosten­recht mit Wirkung zum 01. Jan­u­ar 2014 an eini­gen Stellen grundle­gend reformiert. Vere­in­fachun­gen ergeben sich ins­beson­dere im Bere­ich der Verpfle­gungsaufwen­dun­gen, der Fahrt- und Über­nach­tungskosten sowie der dop­pel­ten Haushalts­führung. Wir sagen Ihnen hier, wer von der Reform wirk­lich prof­i­tiert und worauf Sie bei Ihrer Reiskostenabrech­nung ab 2014 beson­ders acht­en müssen.


Die Änderun­gen im Überblick

• Verpfle­gungsaufwen­dun­gen: nur noch zwei Verpflegungspauschalen
Während ein­er Auswärt­stätigkeit ste­ht jedem Arbeit­nehmer eine Pauschale für Verpfle­gungsmehraufwand zu, deren Höhe von der Dauer der Auswärt­stätigkeit abhängt. Um die Abrech­nung von Verpfle­gungsmehraufwen­dun­gen zu vere­in­fachen, wird ab 2014 die dreistu­fige Staffelung der Pauschal­be­träge durch eine zweistu­fige Regelung erset­zt. Konkret gilt dann:

Die erste Stufe greift bei Arbeit­nehmern, die berufs­be­d­ingt mehr als 8, aber weniger als 24 Stun­den auswärts tätig sind. Sie erhal­ten einen Pauschal­be­trag von 12 Euro. Der gle­iche Betrag kann zusät­zlich bei ein­er mehrtägi­gen Tätigkeit pauschal für An- und Abreise­tag ver­an­schlagt werden.
Bei ein­er berufs­be­d­ingten Abwe­sen­heit, die 24 Stun­den dauert, greift die zweite Pauschale von 24 Euro, mit der jed­er ganze Tag der Abwe­sen­heit pauschal abgerech­net wer­den kann.

Zeitar­beit­nehmer prof­i­tieren klar von der Änderung. Vor allem kön­nen sie durch den Weg­fall der niedrig­sten Pauschale von 6 Euro kün­ftig auch bei kurzen auswär­ti­gen Ein­sätzen ab 8 Stun­den schon die Pauschale von 12 Euro erhalten.

• Mahlzeit­en: Besteuerung ent­fällt bei Verpflegungspauschale
Mit der Reform ändert sich auch das Sys­tem der Bew­er­tung von Mahlzeiten.
Unter­schieden wird kün­ftig zwis­chen zwei Fällen:

Kann der Arbeit­nehmer keine Verpfle­gungspauschale gel­tend machen, etwa weil die Reisedauer unter 8 Stun­den liegt, sollen Mahlzeit­en im Rah­men von Auswärt­stätigkeit­en mit den amtlichen Sach­bezugswerten als Arbeit­slohn ange­set­zt wer­den. Aus Vere­in­fachungs­grün­den kann der Arbeit­ge­ber die mit dem Sach­bezugswert bew­erteten Mahlzeit­en pauschal mit 25 % ver­s­teuern. Ste­ht dem Arbeit­nehmer hinge­gen ein Pauschal­be­trag für den Verpfle­gungsmehraufwand zu, so ist als Wert der Mahlzeit nicht der Sach­bezugswert anzuset­zen und damit die Mahlzeit nicht zu besteuern. Stattdessen wird der Pauschal­be­trag für den Verpflegungsmehraufwand
prozen­tu­al gekürzt: für ein Früh­stück um 20 % (4,80 Euro) und für ein Mit­tag- bzw. Aben­dessen um 40 % (9,60 Euro) des Pauschal­be­trags von 24 Euro.

• Fahrtkosten: „erste Tätigkeitsstätte“ statt „regelmäßige Arbeitsstätte“
Viele Abgren­zungss­chwierigkeit­en im Bere­ich der Fahrtkosten bere­it­ete der unbes­timmte Rechts­be­griff der „regelmäßi­gen Arbeitsstätte“. Dieser wird ab 2014 durch den geset­zlich definierten Begriff der „ersten Tätigkeitsstätte“ erset­zt. An welchem Ort diese liegt, entschei­det der Arbeit­ge­ber. Für die Fes­tle­gung der „ersten Tätigkeitsstätte“ gel­ten fol­gende Voraussetzungen:

Erstens kommt als solche nur eine orts­feste betriebliche Ein­rich­tung in Betra­cht. Diese kann entwed­er beim Arbeit­ge­ber, einem ver­bun­de­nen Unternehmen oder einem vom Arbeit­ge­ber bes­timmten Drit­ten (beispiel­sweise einem Kun­den­be­trieb) liegen. Zweit­ens muss der Arbeit­nehmer dieser Ein­rich­tung dauer­haft zuge­ord­net sein. Diese Anforderung ist laut Gesetz jeden­falls in drei typ­is­chen Fällen erfüllt: Entwed­er der Arbeit­nehmer wird unbe­fris­tet ein­er Tätigkeit zuge­ord­net, die Zuord­nung erfol­gt für die Dauer des Dien­stver­hält­niss­es oder der Arbeit­nehmer soll länger als 48 Monate an dieser Ein­rich­tung tätig wer­den. Speziell für Zeitar­beit­nehmer bedeutet das, dass sie im Nor­mal­fall ihre erste Tätigkeitsstätte nicht beim Kun­den­be­trieb haben werden.

Steuer­rechtliche Kon­se­quenz: Ent­fer­nungspauschale nur für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte
Nur die Fahrten zum „ersten Tätigkeit­sort“ unter­liegen der Ent­fer­nungspauschale, bei der steuer­lich lediglich die ein­fache Fahrt zwis­chen Wohn- und Tätigkeit­sort berück­sichtigt wird. Um Abgren­zungss­chwierigkeit­en zu ver­mei­den, gilt dies auch für Arbeitnehmer,
die zwar keine erste Tätigkeitsstätte haben, sich aber an einem vom Arbeit­ge­ber dauer­haft fest­gelegten Ort regelmäßig ein­find­en. Gle­ich­es gilt für Fahrten inner­halb eines weiträu­mi­gen Tätigkeits­ge­bi­ets (Bsp. Schornsteinfeger).

Fahrten zu allen anderen Tätigkeitsstät­ten führen lohn­s­teuer­rechtlich zu Reisekosten. Dies hat den Vorteil, dass die Fahrtkosten in Höhe der tat­säch­lich ent­stande­nen Aufwen­dun­gen entwed­er vom Arbeit­ge­ber steuer­frei erstat­tet oder vom Arbeit­nehmer als Wer­bungskosten abge­zo­gen wer­den können.

Nach der Reform ungün­stiger gestellt wer­den Zeitar­beit­nehmer und Außendienstmitarbeiter.Denn nach den noch gel­tenden Vorschriften haben diese def­i­n­i­tion­s­gemäß keine „regelmäßige Arbeitsstätte“, weshalb sie Fahrtkosten nach Reisekosten­grund­sätzen abziehen dür­fen. Diese Son­der­regelung kann ab 2014 ent­fall­en, wenn der Ver­lei­her als
„erste Tätigkeitsstätte“ den eige­nen Betrieb fes­tlegt. Dann darf die Fahrt zum Kun­den­be­trieb, welche der Zeitar­beit­nehmer in der Regel häu­figer zurück­legt als die zum Ver­lei­her, nur noch mit der Ent­fer­nungspauschale abgerech­net werden.

• Über­nach­tungskosten: die ersten vier Jahre unbeschränkt abziehbar
Bei länger­fristi­gen beru­flich ver­an­lassten Auswärt­stätigkeit­en kön­nen Arbeit­nehmer in Zukun­ft die Über­nach­tungskosten in den ersten vier Jahren (48 Monat­en) unbeschränkt als Wer­bungskosten abziehen bzw. sich vom Arbeit­ge­ber steuer­frei erset­zen lassen. Anschließend gel­ten die Grund­sätze der dop­pel­ten Haushalts­führung. Hier wer­den im Wesentlichen die beste­hen­den Regelun­gen geset­zlich festgeschrieben.

• Dop­pelte Haushalts­führung: Höch­st­be­trag für Unterkunftskosten 
Wer aus beru­flichen Grün­den einen zweit­en Haushalt am Arbeit­sort unter­hält, kann die Kosten der Unterkun­ft (im Inland) kün­ftig nur noch bis max­i­mal 1.000 Euro im Monat gel­tend machen. Dieser Betrag gilt unab­hängig von der Haushalts­größe und umfasst alle für die Unterkun­ft entste­hen­den Aufwen­dun­gen. Zudem wird der von der Recht­sprechung bish­er unein­heitlich aus­gelegte Begriff des eige­nen Haus­standes durch die Reform geset­zlich definiert. Dieser liegt nur vor, wenn der Steuerpflichtige eine Woh­nung innehat und sich finanziell an den Kosten der Lebensführung
beteiligt. Fol­glich genügt es nicht, wenn der Arbeit­nehmer z. B. im Haushalt sein­er Eltern ein Zim­mer bewohnt.

Deck­elung ent­lastet Arbeitgeber
Für Arbeit­ge­ber bedeutet die Ein­führung ein­er betragsmäßi­gen Höch­st­gren­ze eine Ent­las­tung: Sie müssen nicht mehr wie bish­er die ort­sübliche Ver­gle­ichsmi­ete ermit­teln. Arbeit­nehmer in Bal­lungsräu­men mit hohen Miet­preisen ste­hen nach der Änderung schlechter da: Sie kön­nen kün­ftig Mieten über dem Durch­schnittsmi­et­zins, die den Betrag von 1.000 Euro über­schre­it­en, nicht mehr absetzen.

HK2-Faz­it:
Vor allem Arbeit­ge­ber prof­i­tieren von den nun klaren geset­zlichen Bes­tim­mungen. Mit der Regelung der „ersten Tätigkeitsstätte“ gibt der Geset­zge­ber den Arbeit­ge­bern ein flex­i­bles Instru­ment an die Hand. Die Möglichkeit der Fes­tle­gung muss jedoch wahrgenom­men wer­den, damit die alten Abgren­zungss­chwierigkeit­en nicht wieder auftreten.